创建航班清单
按实际降落在 SJU 的航班、本地日期、到达时间和酒店分组旅客。不同航班到达不应视为一次同时接送。为团队安排一名协调员，并为每个旅行团提供联系人。
计算行李和特殊要求
请列明托运行李、随身行李、儿童座椅需求，以及行动辅助或活动器材。选车必须考虑全部载荷。公开的小团体参考价格不代表大巴、多辆客货车或超出表单人数上限团队的报价承诺。
明确酒店名称及活动入口
在度假村举办婚礼可能涉及宾客入住多个酒店或别墅。会议场所的装货点可能与酒店大堂不同。在有门禁的开发区和会议区，务必确认每个酒店和场地的入口。
商定等待和错开到达时间
决定各方是单独出行还是等待后续航班。获取等待津贴、调度流程以及每辆车的价格。某航班的延误客人不应默默地更改所有其他方的会面计划。
记录返程计划
创建带有日期、航班、行李和接送入口的单独返程任务。确定可以授权更改的人，同时确保每个航空公司的值机截止时间有足够时间。团体抵达确认并不自动成为返程清单。